Comment se préparer à la facturation électronique : nos 5 conseils

Vous vous demandez comment se préparer à la facturation électronique alors que cette réforme approche à grands pas ? Dès 2026, toutes les entreprises devront être prêtes à recevoir et émettre leurs factures dans un format électronique sécurisé, et beaucoup d’entrepreneurs redoutent cette transition. Pourtant, bien anticipée, elle peut devenir une vraie opportunité pour simplifier votre gestion et gagner du temps.

Dans cet article, vous découvrirez les étapes clés pour réussir cette transition sereinement : comprendre les obligations, analyser vos processus internes, sécuriser vos données, former vos équipes et choisir la bonne plateforme.

Comprendre la facturation électronique obligatoire

Avant toute chose, il est indispensable de bien comprendre ce qu’implique la facturation électronique obligatoire. Il ne s’agit pas simplement d’envoyer une facture par email au format PDF. La facture électronique doit être émise, transmise et reçue via une plateforme certifiée, en respectant un format structuré et des règles strictes définies par l’administration fiscale.

Le calendrier des dates d’entrée en vigueur dépendent de la taille de votre entreprise :

• À partir de septembre 2026, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques, et les grandes entreprises et ETI devront pouvoir les émettre.

• À partir de septembre 2027, les PME, TPE et micro-entreprises devront à leur tour pouvoir émettre des factures électroniques.

Comprendre ces obligations est la première étape pour savoir comment se préparer à la facturation électronique. Cela implique aussi de maîtriser les bases : comment créer une facture électronique, quelles mentions légales respecter et comment la transmettre via le portail public de facturation (PPF) ou une plateforme partenaire.

Cartographier toutes les parties prenantes

Une fois que vous savez comment se préparer à la facturation électronique sur le plan réglementaire, il est temps d’analyser votre organisation actuelle. Commencez par dresser une cartographie complète des acteurs et processus impliqués dans la facturation :

• Combien de clients avez-vous et comment reçoivent-ils actuellement leurs factures ?

• Combien de fournisseurs vous envoient des factures ?

• Qui est responsable de la facturation dans votre entreprise ?

• Quels sont les outils utilisés aujourd’hui (Excel, logiciel comptable, ERP, etc.) ?

Cette analyse est essentielle pour identifier les points de friction. Par exemple, si vous travaillez encore avec des factures papier ou des PDF envoyés par email, il faudra prévoir une solution pour centraliser et automatiser le traitement des factures.

Assurer la conformité et la sécurité des données 

L’un des aspects clés pour savoir comment se préparer à la facturation électronique est la conformité légale. Depuis la réforme, les factures électroniques doivent contenir de nouvelles mentions obligatoires, en plus de celles déjà existantes. Parmi elles :

• L’identifiant unique de facture

• La catégorie de l’opération (livraison de biens ou prestation de services)

• L’adresse de livraison des biens si différente de celle du client

• L’option pour le paiement de la TVA (en cas d’autoliquidation par exemple)

Par ailleurs, la sécurité des données est primordiale. Une facture électronique doit être authentique, lisible et intégrale, sans risque de modification non autorisée. Pour cela, il est recommandé d’utiliser une plateforme certifiée et conforme aux normes fiscales françaises.

Préparer l'entreprise et former les collaborateurs

Un autre point crucial pour savoir comment se préparer à la facturation électronique est d’impliquer toute l’entreprise. Il ne s’agit pas seulement d’installer un logiciel : il faut adapter vos processus internes et former les personnes concernées.

• Matériel informatique : assurez-vous que vos postes de travail sont compatibles et sécurisés.

• Connexion Internet : la facturation électronique nécessite une connexion fiable.

• Formation des équipes : sensibilisez vos collaborateurs aux nouvelles obligations et montrez-leur comment utiliser la plateforme choisie.

Un accompagnement progressif évite les erreurs et facilite l’adhésion au changement.

Choisir une plateforme pour la facturation électronique 

Enfin, la dernière étape pour savoir comment se préparer à la facturation électronique consiste à choisir la bonne plateforme. Vous aurez le choix entre le Portail Public de Facturation (PPF) ou des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP).

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